Az archiválás még a digitális korban is szükséges
A papírhalmok rendszerezése, archiválása sem otthon, sem egy cégnél nem tartozik a legkedveltebb munkafázisok közé. Ugye mindenkivel történt már olyan, hogy csak rakódtak egymásra az újságok, szórólapok, egy másik helyen a számlák vagy hivatalos papírok, és amikor kerestünk volna valamit, persze semmit sem találtunk? Természetesen lehet mondani, hogy manapság már mindent online végzünk, azért ez nem teljesen van így. Hiába tudjuk számláinkat is rendezni online, sokan máig ragaszkodnak a kézzelfogható dolgokhoz – azaz akkor biztos, hogy be van rendesen fizetve a számla, ha megvan a bizonylat, és megvan a tudat, hogy elmentünk, és befizettük. Nem pedig hagyjuk, hogy valami láthatatlan erő minden hónapban magától leemeljen bizonyos összeget a számlánkról, aztán a vagy megkapott, vagy nem megkapott befizetési igazolások után bizonygathatjuk az igazunkat, ha épp nem könyvelték le rendesen egyik befizetésünket.
Ez is archiválás, csak nem tudunk róla
A tévében előszeretettel mutatják a két végletet, amely az irodákban megjelenhet: egyrészt a komoly mértani pontossággal elhelyezett szekrényeket, azokon a precízen elrendezett mappákat vagy épp archiváló dobozokat vagy archiváló konténereket. Másrészt ott vannak az olyan irodák, ahol csak a földre szerteszét, vagy épp egy nagy halomba halmozott papírkupac ágaskodik, és az egésznek olyan hangulata van, mintha tartósan itt laknának, és nem csak egy munkahelyről lenne szó. A kulcsszó mindkét esetben az archiválás.
Ha egy irodára gondolunk, akkor mi jut eszünkbe? Iratpapucsba, gyűrűskönyvbe rendezett papírok, iratrendezőbe gyűjtött akták. Azaz akarva akaratlanul is archiváljuk őket, hiszen legtöbbször felcímkézve, valamilyen rendszer szerint rendezzük őket. A tudatos archiválás viszont nem tartozik a legkedveltebb munkakörök közé, ezért nagyon sokan addig húzzák, ameddig a papírhalmok mögül még kilátnak. Jobb esetben viszont van a munkának külön felelőse. Ha folyamatosan is rendszerezzük iratainkat, akkor is előfordulhat, hogy túl sok felhalmozódik, hiszen nem lehetünk biztosak benne, mi az, ami hamarosan újra kelleni fog, és mi az, amit rövidebb, és mi az, amit hosszabb időre, vagy akár örökre tárolnunk kell. Ráadásul egy kezdő vállalkozás is termel annyi papírt – még az online világban is – mint amennyitől rendszeresen meg kell válni. Szerződések, beszerzések, elszámolások, a sor szinte végtelen. Ehhez viszont elengedhetetlen a megfelelő koncepció. Ebben segítünk most.
Így álljunk neki
Fontos, hogy az archiválást olyan valaki végezze, aki tudja, mivel is foglalkozik a cég. De ez az otthonunkra is igaz – lehetőleg ne mással dobassuk ki a papírhulladékot otthon, mert könnyen megüthetjük a bokánkat, ha számla, vagy számunkra fontos irat landol a szemetesben.
1. lépés: megfelelő hely kiválasztása
Az archívum folyamatosan növő mérete miatt nem lehet egy olyan szekrény, amire csak így rábökünk az irodában, mert abban éppen kevés dolgot pakoltunk. Erre érdemes egy külön helyiséget kijelölni – és szerencsére a legtöbb helyen így is van – amely zárható. Hiszen nem minden dolgozónak hozzáférni a cég legbelsőbb adataihoz, vagy épp a dolgozókéhoz.
2. lépés: válogatás
Az archiválást mindjárt a legfontosabb lépéssel kezdjük. El kell dönteni ugyanis, mi az, ami kidobható, és mi az, aminek az archívumban van a helye. Ez nem egyszerű feladat, ezért fontos, hogy hozzáértő, és a céget és annak működését jól ismerő személy végezze az archiválást.
3. lépés: döntés
Ha kiválogattuk az archiválandó iratokat, el kell dönteni, hogy mit milyen formában és hol archiválunk.
- épp aktuális, rövid ideig tároljuk
- már nem aktuális, de 1-2 évig őrizni kell
- örökké meg kell őrizni
Ezentúl azzal is számolni kell a szortírozásnál, hogy
- gyorsan és sokszor hozzáférhető legyen
- tárolandó, de ritkán keressük
- csak tároljuk
Ezeket a szempontokat mind figyelembe kell venni, amikor archiválás során válogatunk és rendszerezünk. Ha egy iratot az örökkévalóságnak is meg kell őrizni, akkor legjobb, ha a digitális archívumba (is) kerül. Azért nem csak oda, mert számtalan olyan dokumentum létezik, amelyet eredetiben kell megőrizni, így viszont megfelelő helyet is kell neki találni.
4. lépés: rendszerezés
Ha megvannak a kupacaink, akkor kezdődhet maga a rendszerezés. Előtte viszont azzal is számolni kell, hogy vannak-e olyan iratok, amelyeket a könnyebb kereshetőség miatt elég digitálisan magunknál tartani, és eredetiben mehetnek az archívum mélyére. Ezekkel érdemes ugyanis kezdeni, mert a pakolásnál legjobb, ha ezeket jó hátra suvasztjuk, így kevesebb gondot okoznak majd a későbbiekben.
5. lépés: megsemmisítés
Ha többször is átnéztük, hogy minden egyes irat túllépte-e a törvényes és ajánlott megőrzési követelményeit, a kidobandó, érzékeny adatokat is tartalmazó iratokat érdemes iratmegsemmisítő gépbe tenni, és úgy a papírhulladékba, hogy biztosan ne kerüljön semmilyen információ illetéktelenek kezébe. Eltépkedni pedig kifejezetten fárasztó, és hát maradjunk annyiban, nem túl emberséges feladat.
6. lépés: digitalizáció
Digitalizáljunk minden iratot, amelyet jobb online formában tárolni. Vagy mert örökre meg kell tartani, vagy mert a leggyorsabb és legegyszerűbb hozzáférést igényli.
7. lépés: archiválás
Ha megvannak a szép sorba rendezett iratok, jöhet maga az archiválás. Ezt pedig jobban ki is bontjuk.
8. lépés: címkézés
Nem elég, hogy megfelelően tároljuk az iratokat, de jó, ha pár hét, hónap vagy év múlva is eligazodunk rajtuk. Ezért címkézzünk fel minden tárolót megfelelően, tegyük időrendbe és ügyeljünk arra, hogy azok a dobozok kerüljenek előtérbe, amelyre rövidesen – vagy gyakrabban – szükségünk lehet.
Archiválás, hogy biztos minden jó helyre kerüljön
A papíralapon megőrzendő dokumentumoknak megfelelő tárolóra van szükségük. Méret és strapabíróság szerint i több fajtát találunk, így bőven van lehetőségünk válogatni, és az archiválás során tovább rendszerezni a megtartandó iratokat. A legnépszerűbb az archiváló konténer, amely kivételes adottságainak köszönhetően költöztető dobozként is előszeretettel használják. Vastag, strapabíró, mindkét oldalon fogantyú nyílással rendelkezik, teteje könnyen hajtható vagy épp levehető.
Az archiváló dobozok nagy része ECO, azaz újrahasznosított kartonból készül.
A dobozok és konténerek lapraszerelten érkeznek – mint a bútorok -, de összeállításuk nem igényel semmilyen szakértelmet. A dobozok anyaga karton, általában hullámkarton, amelyet rétegszámmal azonosítanak. Ezek adják ugyanis a tárolók erősségét. A karton dobozok között 3, 4, 5 vagy 7 rétegű hullámkartonnal találkozhatunk. Ezen túl az „F”, „E”, „B”, „C” jelölések utalnak a hullámok méretére, amelyek a lemez vastagságát adják.
3 rétegű: 1 db hullám, két darab fedőréteg közt. Vastagsága 1-4 mm között lehet.
4 rétegű: főleg kreatív papírokra jellemző, dobozgyártásra nemigen használják
5 rétegű: 2 fedőréteg, valamint a két hullámréteg közötti köztes rétegből áll. Leggyakrabban használt hullámtípusai az „EB”, „BB”, „BC”, amellyel nagyon erős és strapabíró tárolót kapunk.
6 rétegű: 3 hullámréteg és az azokat elválasztó köztesrétegek, valamint a 2 fedőréteget jelöli. Nagy méretű és nagy teherbírású, extra védelemre szoruló, és nagy súllyal rendelkező tárgyak tárolására és szállítására alkalmas.
Nézzen szét archiváláshoz szükséges doboz- és konténerkínálatunkban, és válassza ki a legmegfelelőbb termékeket.